Beglaubigter Handelsregisterauszug – wann brauche ich ihn?

Beim Handelsregisterauszug unterscheidet man zwischen einem einfachen (unbeglaubigten) und einem beglaubigten Auszug. Für den Alltag reicht fast immer der einfache – die Beglaubigung wird nur in bestimmten formellen Situationen verlangt. Hier der Überblick.

Einfacher Auszug

Der einfache Auszug gibt den Registerinhalt vollständig und korrekt wieder, trägt aber keinen amtlichen Beglaubigungsvermerk. Du bekommst ihn seit August 2022 über handelsregister.de kostenlos als PDF. Für Kontoeröffnung, Vertragsanbahnung, Bonitätsprüfung oder einen schnellen Nachweis genügt er in aller Regel.

Beglaubigter Auszug

Beim beglaubigten Auszug bestätigt das Registergericht amtlich, dass der Inhalt mit dem Register übereinstimmt. Diese offizielle Bestätigung verlangen manche Stellen, etwa:

• Notare bei bestimmten Beurkundungen,
• Gerichte oder Behörden in formellen Verfahren,
• Stellen im Ausland (dort oft zusätzlich mit Apostille, siehe Auszug fürs Ausland).

Den beglaubigten Auszug stellt das Registergericht aus; dafür fällt eine Gebühr an. Er wird also nicht über den kostenlosen Standard-Abruf abgedeckt.

Einfach oder beglaubigt – im Vergleich

Welchen brauche ich?

Frag im Zweifel die Stelle, die den Auszug anfordert, ob ein einfacher genügt – das ist meistens der Fall. Nur wenn ausdrücklich eine Beglaubigung verlangt wird, führt der Weg über das Registergericht. Handelsauszug liefert aufbereitete einfache Auszüge (aktuell und chronologisch); eine amtliche Beglaubigung kann nur das Gericht selbst erteilen.