Handelsregisterauszug fürs Ausland: Apostille & Beglaubigung

Willst du einen deutschen Handelsregisterauszug im Ausland verwenden – etwa zur Gründung einer Tochtergesellschaft, für eine Ausschreibung oder einen Vertrag –, reicht der einfache Auszug oft nicht. Dann kommen Apostille oder Legalisation ins Spiel. Hier der Überblick.

Warum ein einfacher Auszug im Ausland selten genügt

Behörden und Geschäftspartner im Ausland können die Echtheit eines deutschen Dokuments schlecht selbst prüfen. Deshalb verlangen sie meist eine amtliche Bestätigung, dass das Dokument echt und von einer zuständigen Stelle ausgestellt ist. Diese Bestätigung erfolgt über die Apostille oder – je nach Zielland – die Legalisation.

Die Apostille (Haager Übereinkommen)

Für Länder, die dem Haager Apostille-Übereinkommen beigetreten sind, genügt eine Apostille. Sie ist ein standardisierter Beglaubigungsstempel, der die Echtheit der Urkunde bzw. der Unterschrift bestätigt. Eine weitere Beglaubigung durch die Botschaft des Ziellandes entfällt dann. Zuständig für Apostillen auf Handelsregisterauszügen sind in Deutschland je nach Bundesland bestimmte Stellen (z. B. die Landgerichte bzw. deren Präsidenten).

Die Legalisation (Länder ohne Apostille-Abkommen)

Ist das Zielland nicht Mitglied des Übereinkommens, läuft die Anerkennung über die Legalisation: eine mehrstufige Bestätigungskette, an deren Ende die Auslandsvertretung (Botschaft/Konsulat) des Ziellandes die Echtheit bestätigt. Das ist aufwendiger als die Apostille.

Typischer Ablauf

1. Beglaubigten Handelsregisterauszug beim Registergericht besorgen (der einfache reicht für die Apostille meist nicht – siehe beglaubigter Auszug).
2. Apostille oder Legalisation bei der zuständigen Stelle beantragen.
3. Bei Bedarf eine beglaubigte Übersetzung in die Landessprache anfertigen lassen.

Tipp

Kläre vorab mit der ausländischen Stelle genau ab, was verlangt wird – Apostille oder Legalisation, mit oder ohne Übersetzung, wie alt der Auszug sein darf. Das erspart doppelte Wege. Handelsauszug liefert dir den aufbereiteten Auszug als Ausgangsbasis; die amtliche Beglaubigung und die Apostille selbst erteilen ausschließlich die zuständigen Behörden.